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企業管理中對文件的管理該如何處理

閱讀:588次 發布日期:2019-07-03

1目的

為確保公司各部門在質量管理體系實施的活動和場所使用有效文件,以防無效、作廢文件的錯用、誤用或非預期的使用,特制定本程序。

2 適用范圍

2.1質量手冊、制度文件、行政性管理文件、作業指導書、工程規范、操作規程等。

2.2任何形式的媒體,如硬件、軟件或電子媒體。

2.3外來文件,如顧客提供的工程規范及相關的法律法規、技術標準等。

3 職責

3.1開發部:負責技術文件、外來工程規范及圖紙、技術標準文件與產品相關的法律法規的歸口管理與檔案管理;

3.2工程部:負責工藝技術類文件的歸口管理;

3.3人力資源部:負責質量手冊、程序文件、非技術類作業指導書等文件的歸口管理;

3.4各部門負責本部門的文件管理。

4工作流程和控制要點

4.1文件接收/編制

4.1.1外來文件接收:外來文件由收文部門轉交歸口開發部組織評審。

4.1.2 內部文件(包括體系文件和技術文件)由歸口部門編制,必要時經相關部門會簽后按條款4.3規定履行審批手續。

4.2文件評審

4.2.1內部文件:

4.2.1.1質量手冊、程序文件發布前由相關部門會簽;

4.2.1.2其他文件于發行前應由各部門主管審查其合理性,必要時組織會簽。

4.2.2外來文件:由開發部審查是否適用本單位,必要時由相關部門組織評審,進行確認后歸檔管理。

4.3文件審查批準

4.3.1質量手冊由總經理批準發布,程序文件由管理代表批準;技術類文件(包括技術圖紙、物料清單、生產工藝流程、控制計劃、FMEA、產品標準、檢驗規范、生產作業指導書)由總工批準,其他文件則由制定部門主管審查,管理代表批準,必要時由相關部門會簽。

4.3.2 顧客提供的工程標準/規范等技術文件由開發部進行審查,必要時組織相關部門審查,交管理代表批準。

4.4 文件歸檔

4.4.1文件的編號

?  質量手冊編號為:QM-01

?  程序文件編號為:COP-XX,MP-XX,SP-XX,COP為顧客導向過程程序文件,MP為管理過程程序文件,SP為支持過程程序文件,程序文件的文件流水號,如01,02 ……以此類推

?  技術資料(包括圖紙、物料清單、工藝流程圖、工藝資料等):產品代號-流水號

?  其他工作指導書編號:WI-流水號

?  質量記錄編號:QR-流水號

4.4.2 歸檔要求

歸檔的文件應準確、完整、標識清晰、清潔無損,必須具備成套性。要求按文件的類別編制《受控文件清單》,標明歸檔時間,以便檢索。

4.4.3受控技術圖紙歸檔及發放時要加蓋受控文件圖章進行標識,并標明啟用時間,表明文件的狀態。

4.4.4文件的儲存要保證適宜的環境溫度和濕度,不能發生霉變、蟲蛀、字跡模糊等不良現象。

4.4.5技術工藝文件保存期為該文件服務的產品終止生產后最少加一個日歷年。

4.5 文件發放

4.5.1 文件的發放范圍:質量手冊和程序文件的發放范圍由人力資源部根據文件內容確定,經管理代表批準后按批準的發放范圍進行發放。技術類文件由開發部文件管理人員確定范圍后由總工批準后發放。其他文件的發放范圍由人力資源部進行確定范圍經管理代表批準后發放。

4.5.2領用部門或領用人在《文件發放/回收登記表》相應欄目上簽字并注明領用日期。

4.5.3文件因破損嚴重影響使用或因遺失,需要更換或補發時,由領用人填寫《文件申請單》經管理代表或總工批準后由開發部或人力資源部更換或補發,對更換下來的破損文件應立即銷毀。技術類文件由總工批準,其他文件由管理代表批準。

4.5.4技術文件的發放必須為同一版本,同一版次,應確保文件清晰。

4.6 文件使用

影響產品質量的活動和場所有關崗位,應使用有效版本的文件,各部門必須按所發文件要求對相應崗位人員進行培訓,確保文件得到有效實施。

4.7 文件的更改

4.7.1質量體系文件的更改由更改申請人填寫《文件申請單》,人力資源部或總工負責實施更改。文件更改后必須由原審批人重新審批,當原文件審批人不在職時,由接替其崗位的人員負責審批。

4.7.2對個別明顯性錯誤或改動較少的文件,可以實行劃改的方式,即在原文件上直接由批準人在文件上進行劃改,將原來錯誤之處進行用雙橫線劃去,在上方將正確的內容書寫工程,并在更改處簽名及日期。該更改時需將原件及分發的所有文件均需同時更改。

4.8.質量管理體系文件的換版與作廢

4.8.1 文件經多次更改或大幅度修改后應換版,原版文件作廢,發新版。

4.8.2 作廢文件由人力資源部/開發部收回并加蓋“作廢”標記;對基于法律或積累知識目的所保留的任何作廢文件,加蓋“作廢保留”標記;需銷毀的文件由人力資源部/開發部填寫《文件銷毀清單》,經原文件的歸口人力資源部/開發部門負責人批準后統一銷毀。

4.8.3文件經多次更改或大幅度修改后應換版,原版文件作廢,作廢文件由原發放部門收回并作“作廢”標記,如需保存應加蓋“作廢保留”章,并與使用中的文件分開存放。

4.8.4需銷毀的文件由原文件發放部門填寫《文件銷毀清單》經原文件的保存部門負責人批準后統一銷毀。

4.8.5臨時技術文件用完后須及時收回,如需保存應加蓋“作廢保留”章。

4.9外來技術文件

4.9.1外來技術文件由開發部管理和歸檔。

4.9.2開發部對外來技術文件進行登記,編寫《外來文件控制清單》控制管理及發放、閱讀管理。

4.9.3顧客和顧客提供的文件和資料,由接收部門交開發部做為外來文件進行歸檔管理。顧客提供的工程標準/規范等技術文件由開發部在顧客要求的時間計劃內對顧客的工程標準/規范及時評審、分發和實施,并跟蹤更改。及時評審的期限按照顧客要求的時間內進行,顧客無要求的必須在二個工周內完成評審。生產部保存每項更改在生產中的記錄。開發部對所有涉及到的文件進行更改或更新。當更改或更新影響《生產件批準程序》的相關文件時(如控制計劃、FMEA等)時應實施對顧客的生產件批準記錄進行更新。

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